OBSŁUGA W ZAKRESIE TWORZENIA SYSTEMU ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA
Kompleksowa obsługa w zakresie tworzenia systemu naruszeń prawa (potocznie zwanego „ochroną Sygnalistów”) w ramach stałej współpracy. Umowa zawierana w cyklach rocznych.
Rodzaj usługi | Koszt usługi [zł/m-c] |
Opracowanie „Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określający procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych”. Wykonywanie zadań Koordynatora ds. Naruszeń Prawa przez okres trwania umowy. | Zgodnie z warunkami wskazanymi poniżej |
Firma do 10 pracowników | 100 zł / miesiąc (umowa na 2 lata) |
150 zł / miesiąc (umowa na 1 rok) | |
Firma od 10 do 20 pracowników | 150 zł / miesiąc (umowa na 2 lata) |
200 zł / miesiąc (umowa na 1 rok) | |
Firma od 20 – 50 pracowników | 200 zł / miesiąc (umowa na 2 lata) |
250 zł / miesiąc (umowa na 1 rok) | |
Firma od 50 – 100 pracowników | 250 zł / miesiąc (umowa na 2 lata) |
300 zł / miesiąc (umowa na 1 rok) | |
Firma powyżej 100 pracowników | 300 zł / miesiąc (umowa na 2 lata) |
400 zł / miesiąc (umowa na 1 rok) |
Realizacja usług z zakresu tworzenia systemu zgłaszania naruszeń prawa będzie obejmowała następujące zagadnienia:
Lp. | Zakres lub dokument wymagający opracowania |
1 | Opracowanie informacji wymaganych do opublikowania na stronie internetowej na temat przyjętych w podmiocie procedur dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa. |
2 | Założenie „Teczki Obsługi Zgłoszeń Sygnalistów” – Segregator z przekładkami na poszczególne dokumenty. |
3 | Określenie ról, uprawnień i obowiązków w firmie / instytucji. |
4 | Opracowanie zgodnych z RODO klauzul informacyjnych dla osób zgłaszających naruszenie prawa |
5 | Opracowanie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, zawierającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych |
6 | Opracowanie Procedury / regulaminu obsługi zgłoszeń zewnętrznych, uwzględniającej wymogi dyrektywy (jeśli dotyczy). |
7 | Opracowanie innych wymaganych wzorów dokumentów. |
8 | Opracowanie wzoru rejestru zgłoszeń wewnętrznych. |
9 | Opracowanie wzoru rocznego raportu naruszeń. |
10 | Szkolenie dla Kierownictwa i pracowników instytucji zobowiązanej do ustalenia wewnętrznego kanału zgłoszeń na temat wymogów prawnych związanych z ochroną Sygnalistów oraz wdrożonych u Zleceniodawcy rozwiązań w tym zakresie (jednorazowo). |
11 | Uzupełnienia rejestru czynności przetwarzania o zbiór danych osobowych „Sygnaliści”. |
Udostępnienie kanału do zgłoszeń wewnętrznych w zakresie zgłaszania naruszeń prawa Unii
Lp. | Zakres / dokument wymagający opracowania |
12 | Ustanowienie kanału zgłoszeń w aplikacji dostępnej pod linkiem: https://system.sygnalistainfo.pl/ Jest to autorska aplikacja internetowa stanowią bezpieczny kanał do dokonywania zgłoszeń. Serwis, obsługa i koszty związane z utrzymaniem aplikacji leżą po stronie POLSIGNAL (Zleceniobiorcy). |
13 | Stały nadzór wykonawcy usług nad zabezpieczeniem oraz dostępnością systemu. |
Realizacja, przez wykonawcę usług, zadań jako Koordynator ds. Naruszeń Prawa oraz obsługa wewnętrznego systemu zgłoszeń naruszeń dokonanego przez Sygnalistów obejmuje cztery zasadnicze filary działania:
- raportowania nieprawidłowości – polegającego na zapewnieniu możliwości zgłoszenia nieprawidłowości za pośrednictwem wewnętrznego kanału, przy zapewnieniu, najdalej idącej poufności i przestrzegania zakazu działań odwetowych;
- rozpoznawania zgłoszeń – polegającego na przestrzeganiu reguł postepowania zapewniających ochronę poufności i ograniczenia ryzyka występowania działań odwetowych;
- reagowania – polegającego na podejmowaniu adekwatnych działań następczych wobec zgłoszenia nieprawidłowości
- monitorowania wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości i działań naprawczych – polegającego na monitorowaniu stanu wykonywania wewnętrznych procedur odnoszących się do sygnalizowania nieprawidłowości oraz stanu wdrożenia działań naprawczych.